File Phiếu Xuất Kho Bằng Excel

Sử dụng biểu mẫu file Excel quản lý kho hàng hóa là một trong những phương pháp được nhiều chủ áp dụng khi quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí để hiểu rõ hơn về phương pháp này nhé.

Phần mềm quản lý kho giúp việc kiểm soát hàng tồn kho diễn ra dễ dàng và thường xuyên

Với phần mềm KiotViet, hàng hóa sẽ được quy ước bởi mã vạch riêng. Nhờ đó việc nhập liệu sẽ dễ dàng và nhanh chóng cũng như không cần lo lắng đến vấn đề nhầm lẫn dữ liệu. Bên cạnh đó dữ liệu được quản lý trên nền tảng web, đám mây nên không sợ mất số liệu dù nhân viên sai sót trong quá trình nhập liệu. Nhờ đó việc kiểm soát hàng tồn kho sẽ hiệu quả hơn và hạn chế được thất thoát trong kho.

BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng KiotViet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG giúp bạn THẢNH THƠI bán hàng:

Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

File Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa là một phương pháp quản lý kho được khá nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng. Tuy khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng quản lý hàng hóa trong kho bằng Excel ẩn chứa nhiều hạn chế, khiến việc quản lý đôi khi rất bất tiện và khó khăn.

Xem thêm: Quản lý kho bằng file excel - đơn giản nhưng nhiều rủi ro

Mẹo quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel chính xác, nhanh chóng

Gitiho đã tổng hợp các mẹo hữu ích giúp các nhà quản lý hay kế toán kho có thể xây dựng và sử dụng bảng tính Excel để quản lý kho một cách dễ dàng và chính xác:

Nếu quy mô doanh nghiệp của bạn ngày càng lớn, Excel có thể sẽ quá tải trong việc hỗ trợ bạn quản lý kho. Lúc này hãy nghĩ đến sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp để công việc của bạn tránh gặp các sai sót không đáng có.

Hy vọng những mẹo trên sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tiềm năng của Excel để quản lý kho một cách hiệu suất.

Không có chức năng báo cáo kinh doanh

Khi sử dụng file Excel xuất nhập tồn kho đơn giản, người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ cửa hàng sẽ không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng hóa cửa hàng.

Xem thêm: [Chia sẻ miễn phí] Mẫu file KPI quản lý kho bằng Excel

Phải thiết kế biểu mẫu file Excel quản lý kho hàng phù hợp với cửa hàng mình

Mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh cùng đặc điểm hàng hóa khác nhau. Do đó chủ cửa hàng cần xây dựng được file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình. Điều này không chỉ giúp việc quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.

Xem thêm: [Tải miễn phí] Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty hoặc cá nhân

Đồng bộ thông tin với bộ phận bán hàng

Thông tin về số lượng hàng hóa được đồng bộ trên toàn hệ thống vì vậy các bộ phận khác cũng cập nhật được tình hình kho chính xác và kịp thời nhất. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể nâng cao hiệu suất bán hàng, dự đoán được lượng hàng cần nhập và tăng hiệu quả sử dụng vốn hiệu quả.

Xem video HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ KHO CHO CỬA HÀNG:

Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn

Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực cho cửa hàng.

Các mẫu file nhập xuất kho bằng Excel

Việc theo dõi các hoạt động xuất nhập tồn kho cơ bản trong doanh nghiệp có thể đơn giản hơn, nếu bạn biết cách tận dụng các mẫu Excel quản lý kho đã được tạo sẵn, và điều chỉnh chúng theo tính chất cụ thể của hàng hóa trong kho của bạn.

Sau đây là một số mẫu file Excel quản lý kho phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng mà chúng tôi đã sưu tầm được:

Tải file xuất nhập tồn bằng Excel mẫu 1:

Cách tải mẫu quản lý kho bằng Excel về máy tính của bạn:

Click chọn vào link mẫu file mà bạn muốn tải về. Sau đó bạn có thể tải về và sử dụng file quản lý kho này theo 2 cách:

1. Nếu bạn dùng Excel để làm việc:

Vào Tệp > Tải xuống > Excel. (hình minh họa bên dưới)

2. Nếu bạn dùng Google Sheet để làm việc

Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản

Một điều lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho đơn giản bằng Excel miễn phí đó là người dùng phải có kiến thức nhất định về Excel bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức về Excel, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho. Một số kiến thức về Excel người dùng cần trang bị khi làm việc với Excel.

Tích hợp báo cáo đầy đủ, rõ ràng, trực quan

Dựa trên dữ liệu hàng hóa xuất nhập, phần mềm bán hàng KiotViet sẽ tự động tổng kết cho chủ cửa hàng hệ thống báo cáo chính xác và dễ hiểu. Người dùng sẽ không cần mất thời gian tính toán mà vẫn có được những báo cáo đầy đủ, rõ ràng và trực quan nhất. Từ đó việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa cũng như công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn

Khi sử dụng file Excel để quản lý kho, thông tin không được lưu trữ thống nhất trên 1 file, vì vậy quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiết sót hay ghi nhầm số liệu không còn quá xa lạ với người dùng file Excel. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.

Xem thêm: [Tải Miễn Phí] Mẫu file Excel quản lý công nợ phải trả, phải thu

Đường dẫn tải file Excel quản lý kho

Một số mẫu file Excel quản lý kho sau sẽ giúp chủ cửa hàng thiết kế và sử dụng Excel trong quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn.

- Tải mẫu file Excel quản lý kho đơn giản (cho cửa hàng) tại ĐÂY

- Tải file quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí (cho các nhà máy) tại ĐÂY

Xem thêm các mẫu file Excel quản lý MIỄN PHÍ khác:

Các mẫu file Excel khác: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

Quản lý kho toàn diện bằng phần mềm bán hàng KiotViet cho cửa hàng

Quản lý hàng hóa trong kho với KioViet

Khác với file Excel quản lý kho đơn giản, phần mềm bán hàng KiotViet đưa đến rất nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho hữu ích. Công việc quản lý kho với KiotViet sẽ trở nên dễ dàng hơn và hạn chế được nhiều rủi ro như khi sử dụng file Excel miễn phí.

Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất

Do file Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Nội dung file quản lý xuất nhập kho trên Excel

Khi kiểm soát tốt việc lưu thông hàng hóa (xuất - nhập - tồn), doanh nghiệp sẽ đảm bảo kế hoạch cân đối, phân phối hàng hóa hợp lý trong kho, đặc biệt là những công ty có kênh phân phối rộng.

Việc quản lý xuất nhập tồn kho trên Excel giúp các nhà quản lý kho dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa, tính toán và theo dõi số lượng dễ dàng. Các thông tin cơ bản thường có trong file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel là:

File quản lý kho của bạn có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn tùy thuộc vào thành phẩm đầu cuối và nhu cầu quản lý thông tin của công ty.